Hướng dẫn thiết kế bản mô tả công việc

Khi JD đang được viết... để cho có

Không ít doanh nghiệp viết bản mô tả công việc (JD) chỉ để “đủ bộ hồ sơ” khi tuyển dụng. Hoặc copy từ các mẫu trên mạng rồibỏ quên luôn sau ngày onboard.

Kết quả là:

• Nhân viên không rõ ràng vai trò

• Quản lý khó giao việc, khó đánh giá

• Công việc bị rơi vào khoảng xám: “tưởng việc này của người kia”, “em tưởng không phải em làm”,...

Thật ra, một bản JD đúng và đủ không chỉ là tờ giấy hành chính mà là cây cầu kết nối giữa con người và tổ chức.

Một bản mô tả công việc tốt cần đạt 3 điều:

🔹 Dễ hiểu - Người nhận việc hiểu được bản chất công việc, không cần phiên dịch thêm
🔹 Dễ dùng - Quản lý và nhân sự sử dụng được trong giao việc, đào tạo, đánh giá
🔹 Dễ đo - Có chỉ dấu rõ ràng để đo tiến độ, hiệu quả, và hành vi trong công việc

Cách viết bản mô tả công việc kiểu HUMARU

HUMARU không viết JD theo mẫu cứng nhắc. HUMARU thiết kế JD xoay quanh con người thật và ngữ cảnh doanh nghiệp thật. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để có thể tham khảo và áp dụng:

Bước 1: Xác định “vai” chứ không chỉ “việc”

Trước khi viết JD, cần hiểu rõ:

• Vai trò này đứng ở đâu trong hệ thống?

• Mục tiêu lớn nhất của vai này là gì?

• Nếu không có vai này, tổ chức sẽ gặp khó khăn gì?

👉 Câu hỏi gợi mở: “Nếu bạn biến mất 1 tuần, công ty sẽ gặp rắc rối gì?”
→ Câu trả lời chính là bản chất vai trò của vị trí này.

Bước 2: Ghi rõ việc chính – việc phụ – việc phối hợp

Một JD rõ ràng không chỉ có danh sách công việc chính mà còn nêu:

• Việc phụ: những nhiệm vụ hỗ trợ hoặc định kỳ

• Việc phối hợp: các đầu mối thường xuyên phải làm việc cùng

👉 Gợi ý trình bày:

• Việc chính: 3–5 dòng mô tả ngắn, có động từ hành động

• Việc phụ: dùng bullet, tránh ghi kiểu “thêm thắt vô tội vạ”

• Phối hợp: liệt kê phòng ban, chức danh cụ thể

Bước 3: Gắn chỉ số hoặc đầu ra có thể đo được

Không cần lúc nào cũng gắn KPI nhưng ít nhất phải xác định:

• Đầu ra là gì? (report, đơn hàng, checklist, nội dung,...)

• Tần suất bao lâu? (hàng ngày, tuần, tháng...)

• Làm đến mức nào là đạt?

👉 Ví dụ:
Không nên ghi: “Viết bài PR cho công ty”
Mà nên ghi: “Viết 2 bài PR/tháng, độ dài từ 800–1200 từ, đăng trên website công ty”

Bước 4: Mô tả tố chất & năng lực thật sự cần thiết

Tránh dùng các câu mơ hồ như “chủ động, nhiệt tình, trung thực” nếu không gắn với công việc.

👉 Thay vào đó, hãy mô tả cụ thể:

• “Khả năng làm việc độc lập trong môi trường ít giám sát”

• “Khả năng viết nội dung truyền thông phù hợp giọng thương hiệu”

• “Biết sử dụng phần mềm A, B và quen với quy trình phê duyệt đa bước”

Bước 5: Test lại JD bằng một buổi đọc - hiểu - hỏi

Mỗi JD sau khi viết nên được:

1. Đọc cùng nhân sự giữ vai trò đó

2. Đặt câu hỏi để họ tự diễn giải lại

3. Ghi nhận điểm chưa rõ và điều chỉnh để JD thực sự là “ngôn ngữ chung”

JD không phải để quản lý, mà để kết nối

Một bản mô tả công việc tốt không khiến nhân sự cảm thấy bị kiểm soát. Ngược lại, nó giúp:

✅ Nhân viên hiểu mình được kỳ vọng gì
✅ Quản lý dễ giao việc và đánh giá công tâm
✅ Tổ chức có cấu trúc vận hành rõ ràng hơn, không dựa vào “người quen việc”

JD tốt là một bản đồ hành trình, không phải một bản yêu cầu nhiệm vụ.

HUMARU - Đồng hành thiết kế hệ thống nhân sự xoay quanh con người thật

Nếu bạn đang:

• Tuyển mãi không ra người phù hợp

• Giao việc nhưng ai cũng hiểu mỗi người một kiểu

• Đánh giá nhân sự mà không rõ căn cứ

Hãy bắt đầu từ việc viết lại bản mô tả công việc đúng cách.

HUMARU có thể hỗ trợ bạn:

• Đào tạo nội bộ cách viết JD chuẩn và rõ

• Đồng hành xây dựng hệ thống JD gắn với vai trò và chiến lược công ty

• Gỡ rối từng vị trí đang “mập mờ” để tổ chức vận hành rõ ràng hơn

📩 Liên hệ HUMARU để bắt đầu viết lại JD từ gốc.