Cách đơn giản để một công ty nhỏ xây hệ thống không bị phức tạp hóa

Vì sao công ty nhỏ dễ ngại “hệ thống”?

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thường than:

• “Chúng tôi chỉ có 20 người, cần gì quy trình!”

• “Làm hệ thống chắc phức tạp lắm, toàn giấy tờ - biểu mẫu - mất thời gian.”

Thực tế, lý do nhiều nơi thất bại khi xây hệ thống là vì áp dụng máy móc mô hình của doanh nghiệp lớn, khiến công ty nhỏ “ngộp” và nhanh chóng bỏ cuộc.

👉 Nhưng sự thật: hệ thống không đồng nghĩa với phức tạp. Một công ty nhỏ hoàn toàn có thể xây hệ thống vừa đủ - gọn gàng - vận hành được ngay.

Cách đơn giản để bắt đầu

1. Bắt từ nhu cầu thật - không bắt chước

• Đặt câu hỏi: “Hiện tại mình đau đầu nhất vì điều gì?”
  → Tuyển sai người? Nhân viên nghỉ liên tục? Công việc không ai kiểm soát?

• Hệ thống nên giải quyết đúng vấn đề thực tế, không phải sao chép “best practice” ở đâu đó.

2. Dùng nguyên tắc 1 trang

• Quy trình - chính sách - mô tả công việc hãy thử gói gọn trên một trang A4.

• Nếu viết dài hơn, chứng tỏ bạn đang phức tạp hóa vấn đề.

• Một nhân viên đọc trong 5 phút là hiểu, đó mới là hệ thống có ích.

3. Xây từng mảnh, theo mức độ ưu tiên

• Đừng làm cả bộ tài liệu dày hàng chục trang.

• Bắt đầu từ 3 nền tảng cơ bản:

  1. Tuyển đúng người (khung năng lực + JD rõ ràng).

  2. Đánh giá minh bạch (checklist KPI/OKR ngắn gọn).

  3. Vận hành trơn tru (quy trình công việc 1 trang).

4. Để hệ thống “sống” cùng đội ngũ

• Đừng để tài liệu nằm trong tủ.

• Đưa vào nhịp vận hành hàng ngày: check-in đầu tuần, báo cáo cuối tháng, họp quý…

• Khi mọi người dùng được - hiểu được - thấy hữu ích, hệ thống sẽ tự nhiên sống cùng công ty.

📌 Hãy để chính người đang làm việc là người góp ý và cải tiến hệ thống mỗi quý.

5. Tài liệu hoá tối giản - nhưng phải có

Không có gì mong manh hơn hệ thống truyền miệng. Hãy viết lại tối thiểu 1 bản mô tả ngắn cho từng phần của hệ thống:

• Ai làm?

• Làm gì?

• Theo cách nào?

• Dùng biểu mẫu gì (nếu có)?

Kết lại

Hệ thống không phải là “thủ tục hành chính” khiến công ty nhỏ thêm gánh nặng. Hệ thống nếu được thiết kế vừa đủ, chính là cách để giải phóng sếp - làm rõ cho nhân viên - giữ nhịp cho tổ chức.

👉 Đừng hỏi “Công ty tôi có đủ lớn để cần hệ thống chưa?”. Hãy hỏi: “Chúng tôi có đang lặp đi lặp lại những rắc rối đáng lẽ có thể giải quyết bằng một hệ thống đơn giản không?”.

HUMARU đồng hành để giúp doanh nghiệp nhỏ xây hệ thống vừa đủ - không phức tạp hóa - mà hiệu quả từ gốc.