Bộ máy nhỏ, ai cũng làm tất cả việc: gỡ rối sao cho đúng?

Khi công ty nhỏ, việc gì cũng đến tay

Nhiều công ty dưới 30 người có một thực tế chung:

• Kế toán kiêm mua hàng

• Trợ lý kiêm chăm sóc khách hàng

• Marketing kiêm viết nội dung, thiết kế và đôi khi… bán hàng luôn

Ai cũng “làm được hết” nhưng không ai rõ ràng vai trò. Mọi thứ dựa trên sự linh hoạt và nỗ lực cá nhân. Ngắn hạn thì ổn, nhưng lâu dài đội ngũ sẽ dễ:

• Đuối sức vì quá tải

• Hiểu nhầm vì thiếu ranh giới công việc

• Mất động lực vì không thấy rõ giá trị mình tạo ra

🧭 Gỡ rối bắt đầu từ đâu?

HUMARU khi đồng hành cùng các công ty nhỏ không vội đề xuất "tuyển thêm người" hay "chia phòng ban" ngay. Thay vào đó, quá trình sẽ bắt đầu từ việc:

📌 1. Phân loại công việc - Không phân loại con người

Đừng hỏi: “Ai đang làm gì?”
Hãy hỏi: “Công ty hiện đang có những nhóm việc gì?”

→ Dù một người làm 5 việc, nhưng bản chất vẫn cần được bóc tách:

• Việc mang tính chuyên môn

• Việc vận hành

• Việc hỗ trợ

• Việc phát sinh không tên

📌 2. Vẽ sơ đồ công việc, chưa cần đến sơ đồ tổ chức

Trước khi nghĩ tới cấu trúc phòng ban, hãy làm rõ:

• Những đầu việc đang chạy mỗi ngày

• Ai đang xử lý đầu việc đó (tạm thời)

• Những điểm đang chồng chéo hoặc thiếu sót

→ Đây là bản đồ công việc thực tế, giúp đội ngũ nhìn ra: “Vì sao mình đang mệt?” và “Vị trí nào đang quá tải?“

📌 3. Ưu tiên gỡ những chỗ đang nghẽn

Thay vì gỡ toàn bộ một lúc (rất mệt và dễ thất bại), hãy chọn:

• Một nhóm việc đang gây mất thời gian, sai sót cao

• Một vai trò đang bị gánh nhiều hơn mức cho phép

• Một đầu việc có thể chuẩn hoá hoặc chia sẻ lại

→ Gỡ dần, từng nút thắt. Ghi chép lại và học từ thực tế.

📌 4. Thiết kế vai trò chứ không nhồi con người vào vai

Sau khi nhìn ra hệ thống đang có những nhóm việc gì, hãy ngồi lại:

• Với từng người trong đội ngũ

• Để hiểu họ mạnh ở đâu, muốn phát triển gì

• Phân vai lại từ gốc, không theo chức danh cũ

→ Đây là lúc bắt đầu chuyển từ “gánh team” → “chia team”

✅ Kết luận: Bộ máy nhỏ nhưng không nên “chạy bằng bản năng”

Sự linh hoạt không có nghĩa là mơ hồ. Công ty nhỏ càng cần cách làm rõ ràng - minh bạch - đơn giản. Và điều đó bắt đầu từ việc nhìn lại hệ thống thay vì tiếp tục đổ thêm việc vào những người đã quá tải.

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ và cảm thấy team mình “ai cũng làm tất cả nhưng vẫn thiếu”, hãy để HUMARU giúp bạn gỡ rối từ gốc.