Ban thư ký và người lãnh đạo

Trong một tổ chức nhỏ đến vừa, có một mối quan hệ đặc biệt nhưng ít khi được nhắc đến đúng mức: Người lãnh đạo và ban thư ký/trợ lý của họ.

Không ồn ào như các team vận hành. Không đông như các phòng ban chức năng. Nhưng đây lại là “cặp đôi chiến lược” ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả, nhịp độ và cả cảm xúc làm việc của người đứng đầu.

Tuy nhiên, vì gắn bó sát sườn nên nếu không hiểu nhau rất dễ xảy ra xung đột ngầm, hụt hẫng, hoặc đứt gãy.

HUMARU đúc kết 10 nguyên tắc giúp mối quan hệ giữa ban thư ký và người lãnh đạo trở nên bền, sáng và đáng tin cậy:

1. Tôn trọng thời gian không giục vội, không chần chừ

Người lãnh đạo cần tốc độ, ban thư ký cần nhịp. Muốn giữ được nhịp chung, hai bên cần đúng thời điểm - đúng mức độ khẩn - đúng cách truyền đạt.

2. Không phán xét những gì chưa hiểu rõ

Lãnh đạo có lý do riêng cho mọi quyết định. Ban thư ký có góc nhìn riêng từ hậu trường. Tôn trọng khác biệt góc nhìn là cách để giữ được niềm tin hai chiều.

3. Ghi nhớ rằng: đồng hành không có nghĩa là thân thiết

Có thể quý mến, tin tưởng nhưng vẫn cần giữ chuẩn mực vai trò. Thân quá dễ khó xử, xa quá dễ lạnh nhạt. Giữ ranh giới đúng mức là một nghệ thuật.

4. Cùng nhau rõ ràng về vai trò và kỳ vọng

Người lãnh đạo cần gì từ ban thư ký?
Ban thư ký được trao quyền đến đâu?
Sự không rõ ràng ban đầu sẽ sinh ra thất vọng về sau.

5. Ghi nhận và phản hồi đúng lúc, đúng cách

Một lời cảm ơn, một lời ghi nhận, một góp ý nhỏ đúng thời điểm có thể làm mượt cả hành trình đồng hành.

6. Không “quá tải cảm xúc” lên nhau

Lãnh đạo có áp lực. Ban thư ký cũng có căng thẳng. Nhưng không ai là nơi xả cảm xúc của người kia. Giữ cho nhau một không gian chuyên nghiệp nhưng nhân văn.

7. Cùng nhau học cách “nhìn trước một bước”

Một người trợ lý giỏi là người thấy được điều sếp sắp cần.
Một người lãnh đạo tốt là người trao cơ hội để trợ lý được chủ động.

8. Cùng cam kết bảo mật và trung thực tuyệt đối

Không tiết lộ thông tin. Không suy diễn lời nói. Không “chuyển ngữ sai ý”. Sự trung thành đúng mực - không thiên vị - không lạm quyền là điều giúp mối quan hệ này giữ được chiều sâu lâu dài.

9. Khi có mâu thuẫn, chọn cách đối thoại, tuyệt đối không né tránh

Cả hai đều có thể mắc sai hoặc hiểu sai. Nhưng ngồi lại để nói thật, lắng nghe, sửa đúng là cách để gắn kết sâu hơn sau mỗi lần lệch nhịp.

10. Tự chăm sóc bản thân để không bị bào mòn

Người đồng hành cần năng lượng ổn định. Hãy ngủ đủ, ăn đủ, nghỉ khi cần, thở đúng nhịp. Không ai có thể hỗ trợ người khác nếu chính mình đang kiệt sức.

Kết:

Một lãnh đạo không thể đi xa nếu không có người đồng hành đủ tin cậy. Một trợ lý không thể vững nếu không có người sếp đủ thấu hiểu.

HUMARU tin rằng: Mối quan hệ lãnh đạo - thư ký nếu được vun đúng sẽ trở thành đòn bẩy quan trọng cho sự phát triển dài hạn của cả tổ chức.

📩 Nếu bạn đang giữ vai trò thư ký hoặc là người đứng đầu và cảm thấy mối quan hệ này đang “lệch nhẹ”, HUMARU ở đây để cùng bạn làm rõ lại vai trò, kỳ vọng và cách đồng hành lâu dài mà không tổn thương nhau.